El Presidente en funciones de la Junta Directiva saliente, Vicealmirante Ingeniero, r Excmo. Sr. D. José Manuel Sevilla Lopez, convoca a la Asamblea General para el día 8 de octubre de 2024 a todos los asociados de la AEME para la renovación de los cargos de la Junta Directiva, mediante la Presentación de Candidaturas, su votación y aprobación por la Asamblea.
CONVOCATORIA DE LA ASAMBLEA GENERAL
el día 8 de octubre de 2024
ANTECEDENTES
En fecha 26 de .Mayo.2024, se produjo, de acuerdo con el Artículo 15.1 de los ESTATUTOS de la AEME, la renuncia voluntaria, por “motivos personales , de forma irrevocable y efectiva a partir de esa fecha” de dos miembros significativos de la Junta Directiva: el Presidente y el Secretario- Tesorero.Con esta misma fecha y de acuerdo con el Artículo 19 de los citados ESTATUTOS el vicepresidente asumió las atribuciones del presidente.
1.- En el correo electrónico de fecha 20 de Mayo de 2024, dirigido por la AEME a todos los asociados se había establecido:
“La ASAMBLEA GENERAL, considerará la siguiente Orden del día que se indica:
Convocatoria de Asamblea General 2024 de la AEME
Se convoca la preceptiva Asamblea General de la AEME para el día 4 de junio, martes.
Se celebrará en el salón de actos de la Hermandad de La Legión de Madrid, a las 11 horas (C/. San Nicolás N.º 11, Madrid).
A su finalización se tomará un vino español.
ASAMBLEA GENERAL 2024 (4 de junio de 2024)
ORDEN DEL DÍA
Bienvenida del presidente
Lectura y aprobación, si procede, del Acta Asamblea General ordinaria anterior
Actividades desarrolladas por AEME desde la Asamblea General anterior
Estado de cuentas. Nombramiento de interventores
Entrega de Premios 2022-2023
Ruegos y Preguntas”
2.- Ante la situación expuesta, se celebró el día 29 de mayo de .2024, una reunión de Ia Junta Directiva, en la que, como conclusiones enviadas a los asociados, se decía:
1.- “El asunto más importante y significativo ante la situación presentada, es el necesario nombramiento de una nueva Junta Directiva, con sus vocales fundamentales: presidente, secretario y tesorero. El Artículo 12. Régimen interno de La Ley Orgánica l/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, establece que: “La Asamblea General se constituirá válidamente, previa convocatoria efectuada- quince días antes de la reunión-, cuando concurran a ella, presentes o representados, un tercio de los asociados, y su presidente y su secretario serán designados al inicio de la reunión”.
2.-“Para conseguir estos puestos de Ia Junta Directiva, es necesario solicitar la presentación de candidatos entre los asociados a la AEME, que se realizará con un periodo adecuado de tiempo para que los candidatos preparen sus candidaturas y programas”. “Para ello y ante la inmediatez del periodo vacacional del verano se considera necesario posponer la Asamblea General prevista para el 4. Junio.2024 (por el anterior presidente) hasta el día 8.Octubre.2024, considerando que Ia recepción de candidaturas finalizará el 1. Octubre. 2024”.
3.- La ASAMBLEA GENERAL, considerará en esa fecha: EI nombramiento de vocales entre los presentados; el Acta de la Asamblea General ordinaria anterior; las Actividades desarrolladas por AEME desde la Asamblea General anterior; Estado de Cuentas.; Nombramiento de Interventores; Entrega de premios 2023-2024 y Ruegos y Preguntas”.
CONSIDERACIONES
Se consideró mantener el contenido de la ORDEN DEL DIA prevista para la Asamblea General 2024, con dos modificaciones:
*Cambiar la fecha de celebración y trasladarla al día 8de octubres de2024, por motivos de la elección de la Nueva Junta Directiva.
*Introducir en el ORDEN DEL DIA, tras la Bienvenida del Presidente, el resultado del proceso denominado “Desarrollo de la Elección de Candidatos para la Junta Directiva el día8 de octubre de 2024”.
Resultando el siguiente nuevo ORDEN DEL DIA:
Bienvenida del presidente
Resultado del proceso de Elección de Candidatos para elegir la nueva Junta Directiva.
Lectura y aprobación, si procede, del Acta Asamblea General ordinaria anterior.
Actividades desarrolladas por AEME desde la Asamblea General anterior
Estado de cuentas. Nombramiento de interventores.
Entrega de Premios 2022-2023
Ruegos y Preguntas”
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QUE ES UNA JUNTA DIRECTIVA
Indice:
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA JUNTA DIRECTIVA?.
FINANCIACIÓN, ESTRUCTURA TRADICIONAL Y CONDICIÓN DE ENTIDAD SIN FINES DE LUCRO.
CREACIÓN DE CONEXIONES DENTRO DE LA COMUNIDAD.
EDIFICACIÓN DE LA CREDIBILIDAD DE LA AEME.
ATRAER A LAS BUENAS PERSONAS HACIA LA AEME Y SU CAUSA.
USO DEL TALENTO Y DE LAS APTITUDES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA.
¿COMO FUNCIONA LA JUNTA EN REALIDAD?.
¿QUÉ CLASE DE JUNTA SE DESEA?.
TALENTO O FORMACIÓN DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA..
¿CÓMO EMPIEZA A FUNCIONAR UNA JUNTA DIRECTIVA. CONSTITUCIÓN DE COMITÉS.
QUE ES UNA JUNTA DIRECTIVA
Una Junta Directiva puede fortalecer la iniciativa de muchas maneras: llevar a cabo algunas de las tareas organizativas, apoyar el trabajo de la iniciativa en la AEME, convencer a otros de que la AEME sabe lo que hace, contribuir con talentos y habilidades especiales, aconsejar a la AEME en materia legal o temas de otra índole y colaborar con la recaudación de fondos, entre otras cosas. En general, si se desea obtener la categoría de AEME sin fines de lucro y tener acceso a los fondos públicos, se necesita una Junta Directiva.
De la misma manera, ser parte de una Junta Directiva les ofrece a los asociados de la AEME la oportunidad de trabajar como voluntarios para una causa en la cual creen y para utilizar su capacidad y su prestigio en pos de ella. Por lo tanto, al ofrecer un cargo en la Junta Directiva, la iniciativa tiene algo que brindar a los asociados y también algo que ganar.
Una de las razones más importantes para crear una Junta Directiva, es que la mayoría de los patrocinadores e instituciones prefieren trabajar con organizaciones que poseen estructuras tradicionales. Simplemente, no apoyarían ni le otorgarían dinero a una asociación que no cuenta con una Junta. De la misma manera, muchas instituciones u organismos, especialmente locales, estatales o pertenecientes a organismos gubernamentales, ni siquiera comenzaran el contacto con una asociación que no sea considerada no-lucrativa. En general, no se puede obtener el estatus de asociación sin fines de lucro u otros, sin contar con una Junta Directiva.
En este escrito se proporciona información sobre qué es una Junta Directiva, qué tareas desempeñan y cómo funcionan; se ofrecen consejos acerca de cómo elegir a los miembros de la Junta Directiva y se explica el proceso hasta el punto de la búsqueda de sus miembros y la aprobación de su designación por la Asamblea General.
¿QUE ES UNA JUNTA DIRECTIVA?
Una Junta Directiva es “el órgano encargado de programar y dirigir las actividades de la AEME, mediante la ejecución de los acuerdos adoptados por la Asamblea General de la AEME y el órgano competente para interpretar los estatutos de la AEME” (Art. 11de los Estatutos). Esta Junta toma decisiones sobre el seguimiento de la política aprobada de la AEME, actúa de acuerdo con sus Estatutos y Reglamentos, y es su órgano de representación.
La Junta Directiva se asegura de que se mantengan la misión y la filosofía de la AEME. Esta es una de sus tareas más importantes. Es el vigilante que mantiene la AEME enfocada en sus metas y que protege los ideales que motivaron a los participantes a involucrarse en las labores de la iniciativa.
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva funciona como un órgano colegiado que se encarga de administrar y diseñar la estrategia de la AEME para que alcance los objetivos establecidos por sus estatutos. Su composición mínima se compone de un presidente, un secretario y un tesorero. Sin estas tres designaciones no habrá Junta Directiva.
Un presidente que dirige las reuniones de la Junta; trabaja en forma conjunta con sus miembros para el funcionamiento sin obstáculos, trata los temas, problemas o preocupaciones de la Junta en relación con la política de la AEME, y a veces, con la ayuda de los Comités que se establezcan. Revisa los documentos de la Secretaría y Tesorería.
Un secretario, el cual tendrá a su cargo: la dirección de los trabajos puramente administrativos de la Junta Directiva y Asamblea General expedirá certificaciones, y la custodia y procedimientos de los libros de la Asociación legalmente establecidos, de la Base de Datos de Asociados y la documentación de la entidad (Artículo 20 de los Estatutos). Asimismo, levanta y firma las actas de reunión de la Asamblea General y de la Junta, mantiene informes y archivos sobre las actividades de ésta, reparte las notas y las fechas de las siguientes reuniones y está a cargo de la comunicación de la Junta y con personas externas que se comunican con ella. El secretario es el responsable de que toda actividad de la Junta esté debidamente documentada. Si surge una cuestión sobre una votación en particular, el secretario deberá tener registrada la conversación exacta del tema que se votó, la fecha del voto y el número de personas a favor y en contra. Estos detalles pueden ser importantes cuando se trata de temas legales o al resolver un conflicto. Las actas llevarán el Visto Bueno del presidente.
Un tesorero que es el responsable legal de las finanzas de la AEME. Esta persona debería ser, en general, un intendente, y será la persona que maneja las finanzas de la AEME, con el Visto Bueno del presidente. La Junta vigila las operaciones financieras de la AEME a través de su tesorero. Es responsable de sus errores, decisiones erradas o actividad financiera ilegal. El Tesorero recaudará y custodiará los fondos pertenecientes a la AEME y dará cumplimiento a las órdenes de pago que expida el Presidente. (Artículo 21 de los Estatutos).
Estos tres conforman el grupo mínimo cuyo objetivo es coordinar, deliberar y tomar decisiones de forma conjunta, siempre velando por el interés de la Asociación AEME.
Los miembros de la Junta no pueden ser demandados o juzgados legalmente como individuos debido a las acciones de la AEME. Sin embargo, si los miembros de la Junta cometen actos ilegales o los permiten, la inmunización queda anulada.
¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA JUNTA DIRECTIVA?
FINANCIACIÓN, ESTRUCTURA TRADICIONAL Y CONDICIÓN DE ENTIDAD SIN FINES DE LUCRO.
La condición de AEME sin fines de lucro significa, entre otras cosas, que, aunque la AEME puede ingresar (cuotas de asociados, etc.) más dinero del que gasta (premios, teléfonos, electricidad, gastos de oficinas, etc.), nadie puede utilizarlo como ganancia. Una AEME no-lucrativa no puede pedir más de una cierta cantidad de dinero, ni apoyar a ningún candidato o partido político en particular.
CREACIÓN DE CONEXIONES DENTRO DE LA COMUNIDAD.
Una Junta cuidadosamente seleccionada puede proporcionarle a la AEME, publicidad y conexiones, y reunir recursos y apoyo para sus actividades. Si está compuesta por personas provenientes de todos los sectores de la AEME, la Junta puede colaborar para descubrir qué es lo que realmente necesitan y quieren los asociados. Cuando mucha gente dentro de la sociedad en general y de los Ejércitos en particular, conoce a alguien asociado a la AEME, es mucho más probable que se formen una buena impresión de ella y que le den su apoyo.
EDIFICACIÓN DE LA CREDIBILIDAD DE LA AEME.
Normalmente, la tarea más difícil que enfrenta a la AEME es la de convencer a la comunidad de que la AEME es un grupo legítimo y que sabe lo que hace. Contar con una Junta que incluye a miembros respetables de la AEME, ya sea debido a sus cargos o puestos dentro de la Asociación o simplemente por sus cualidades personales, puede ser muy positivo para ganar una imagen respetable para la AEME.
ATRAER A LAS BUENAS PERSONAS HACIA LA AEME Y SU CAUSA.
A pesar de que no siempre las personas de la AEME están dispuestas a ofrecerse como voluntarios, con frecuencia se los puede persuadir de formar parte de la Junta, ya que esa solicitud es un signo de respeto. Ser convocado a ser miembro de la Junta, es halagador e indica que alguien piensa que su opinión es importante. En esa situación es más difícil resistirse a ser voluntario, y la AEME puede atraer hacia su Junta, a personas magníficas, que de otra manera no se acercarían a trabajar para ella.
USO DEL TALENTO Y DE LAS APTITUDES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA.
¿La Junta requiere de asesoramiento legal? ¿Contable? ¿Alguien que siempre será honesto acerca de lo que piensa la AEME con respecto a una idea? ¿Personas que entienden sobre temas de captación? La Junta puede ser la fuente de todo esto y más. Muchos profesionales podrían formar parte de la Junta Directiva para proporcionar sus servicios a una AEME en la que creen. Una Junta es una colección de talentos, conocimiento y aptitudes a los que la AEME puede recurrir.
En ocasiones, un individuo o un pequeño grupo pueden dominar el funcionamiento de la Junta y de la Asamblea. Aun siendo inteligentes, bien intencionados y teniendo razón la mayor parte del tiempo (especialmente si la tienen), las personas dominantes pueden arruinar un programa. Si los componentes de la Junta o de la Asamblea, sienten que sus ideas son ignoradas, lograr los objetivos puede ser muy difícil. A través de la supervisión del presidente y una mirada al programa, la Junta puede asegurar que se mantenga el balance.
Una advertencia: Existen muchas historias sobre organizaciones donde se producen conflictos dentro de la Junta para obtener el control. La mayoría de estas historias son verdaderas y, desafortunadamente, esa situación es muy común. Es importante que las funciones de la Junta y del presidente estén claramente definidos para que cada uno tenga en claro quién está a cargo de qué. También es igualmente importante que el presidente de la Junta comprenda que existe la posibilidad de un conflicto, y de que debe asegurarse que deben trabajar unidos y no enfrentándose. Los presidentes de la Junta Directiva son generalmente gente de carácter fuerte, al igual que los miembros. Si todos trabajan en conjunto pueden transmitirle esta fuerza a la AEME. Si discuten sobre quién tiene razón, nada se podrá concretar hasta que todos se pongan de acuerdo.
PRESERVACIÓN DE LA MISIÓN.
Los miembros y los presidentes de la Junta van y vienen. Al llegar, a veces no comprenden completamente la misión y la filosofía de la AEME; aprender les toma un tiempo y luego, cuando se van, se llevan ese conocimiento consigo. La Junta debe actuar como la memoria institucional, para asegurar que se procuren la misión y los objetivos de la AEME y que no se descuiden. La Junta, entonces, a través de sus registros, archivos y la longevidad de algunos de sus miembros, puede ser el vínculo con los fundadores de la AEME y con el propósito original.
¿COMO FUNCIONA LA JUNTA EN REALIDAD?
Los procedimientos de la Junta están en general incluidos en un conjunto de Reglamentos internos aprobados por la Asamblea, que completan los Estatutos aprobados y registrados de la AEME y son los que gobiernan el funcionamiento de la Junta y de la AEME. Los Reglamentos son generalmente redactados por un comité de la Junta y se aprueban por la Asamblea de acuerdo con las necesidades de la AEME o cuando se vuelven obsoletos.
REUNIONES
La Junta Directiva se reúne regularmente, por lo general al menos una vez por mes.
Las reuniones de la Junta Directiva pueden ser largas y a veces realmente aburridas. Una manera de hacerlas más interesantes – y de hacer que toda la experiencia sea más agradable tanto para los miembros de la Junta como para cualquier otra persona que asista – es reunirse en lugares donde todos estén cómodos, pero con la comida de por medio, pagada por los asistentes, se cambia la manera en que las personas se relacionan y se puede facilitar que los miembros de la Junta se lleven bien y trabajen juntos. La comida es reconfortante.
OTRAS TAREAS DE LA JUNTA.
¿QUÉ CLASE DE JUNTA SE DESEA?
Las Juntas tienen muchos propósitos diferentes . La Junta Directiva de la AEME es una combinación de dos o más clases de ellos:
Colaborando con el funcionamiento de la AEME, generalmente a través del esfuerzo de sus componentes y sus Comités de trabajo.
Sus componentes asisten regularmente a las reuniones de la Junta,
Uniéndose a los comités de trabajo, asistiendo a las reuniones y a los trabajos en conjunto,
Dando opiniones, consejos, etc .y participando en el manejo de la Junta.
Les demuestra a los miembros de la AEME y a los miembros de otras asociaciones, que la AEME es legítima y sabe lo que hace. Los miembros de esta Junta se eligen de acuerdo con quiénes son, más que por sus aptitudes o disposición al trabajo. Los miembros de Junta deben:
Ser personas de la AEME, conocidas y respetadas por toda la comunidad o por parte de ella. Estas personas frecuentemente tienen conexiones sociales o destinos respetados (personal en activo, reserva, retiro, etc.), y son admiradas por el resto de la comunidad.
Estar de acuerdo con la publicación de sus nombres en relación con actividades de la AEME.
Estar dispuestos a asistir a eventos específicos u otras funciones públicas en nombre de la AEME cuando así se lo requieran.
Estar dispuestos a hacer declaraciones de prensa u otras labores de relaciones públicas, como miembros de la AEME.
Aunque algunos de los miembros de los distintos Comités, no asistan a las reuniones de la Junta o la Asamblea General, esto no representa mayor importancia siempre que presten sus nombres a la AEME.
TALENTO O FORMACION DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA
La Junta para aprovechar las ventajas del talento y educación o formación de los miembros, en beneficio de la AEME, podrá considerar la conveniencia de contar entre sus miembro:
Un asociado intendente para desempeñar funciones de tesorero y colaborar con la contabilidad y las finanzas.
Un abogado (o jurídico o interventor) que pueda asistir como asesor legal.
Un periodista o una personalidad de los medios que pueda colaborar en relaciones públicas.
Aquellas personas con conocimientos específicos relacionados que pueden convertir a la Junta en más efectiva.
Aquellas personas que se beneficiarán con la misión de la AEME en general y pueden colaborar para buscar la mejor manera de lograr los objetivos propuestos.
Un comité recaudador de fondos
Tiene por objeto atraer dinero hacia la AEME a través de las contribuciones de organismos o de sus miembros o mediante esfuerzos para recaudar fondos en la comunidad.
Algunos de los miembros deberían tener conexiones con organizaciones o personas, o acceso a otra clase de fondos y estar dispuestos a utilizar esas conexiones en beneficio de la AEME.
Los miembros de este comité deberían estar dispuestos a dar charlas en nombre de la AEME y a participar en otros eventos públicos para recaudar fondos.
Los miembros deberían estar dispuestos a pedirles contribuciones a sus amigos y conocidos.
La tarea de la Junta debe ser la de preservar la misión y la filosofía de la AEME.
En esta situación, el requisito más importante en el momento de elegir a un miembro de la Junta es que comprenda claramente y apoye la misión y la filosofía de la AEME.
Comprender y apoyar la misión y la filosofía, es tal vez el requisito más importante para todos los miembros de la Junta. Independientemente de cuán importante sea una persona para la AEME, si el/ella no comprende verdaderamente la misión y no la adopta, no durará mucho tiempo en la Junta y su experiencia podría crearle una mala impresión, la cual propagará en la comunidad. Es necesario ser honesto en cuanto a lo que la AEME representa y asegurarse de que los participantes potenciales de la Junta entiendan el compromiso que están asumiendo.
¿CÓMO EMPIEZA A FUNCIONAR UNA JUNTA DIRECTIVA?
Una vez seleccionados los miembros de la Junta por el Comité de Nominación nombrado al efecto, se presentará su propuesta a la Asamblea General. Tras su aprobación por mayoría simple, la Junta debe reunirse y comenzar a organizarse, por lo tanto, el Presidente de la nueva Junta Directiva deberá comenzar con los arreglos para que todos se reúnan en el mismo lugar, a la misma hora.
En general es útil que la primera reunión sea en terreno neutral: la oficina de la AEME, si existe, o un salón en un edificio público. La comida y la bebida harán las cosas más fáciles.
El presidente, dirigirá al Secretario de la nueva Junta para que tome notas. El presidente puede elaborar un Plan de actividades y temas de discusión para la primera reunión, el cual deberá incluir:
Todas las presentaciones personales.
Un informe del presidente, sobre el estado de la AEME.
Una discusión sobre la estructura de la Junta, incluyendo a los miembros y a los comités de trabajo. La asignación de los miembros de los comités.
Una discusión sobre las metas de la AEME y las tareas necesarias para acceder a dichas metas.
Una discusión preliminar sobre los comités necesarios para ejecutar esas tareas.
La designación de las responsabilidades individuales de los miembros, en especial, la del presidente.
La designación, aunque temporal, de los presidentes de los comités.
La programación de las reuniones de la Junta.
Cualquier otro tema importante para la AEME.
La designación de los presidentes de los comités (ANEXO I) y la asignación de los comités puede esperar hasta la siguiente reunión, cuando los miembros se conozcan más. Sin embargo, si estos temas no se tratan durante la primera reunión, deberán ser incluidos en el plan para la siguiente. Los miembros de la Junta que tengan preferencias especiales por algunas funciones o comités en especial deben tener la oportunidad de darlas a conocer durante la primera reunión o inmediatamente después de ésta.
Los miembros de la Junta deben finalizar las reuniones con la sensación de que la Junta goza de una estructura bien definida y que han avanzado mucho. Si los miembros salen de la primera reunión con una sensación de haber logrado su cometido, la Junta tendrá un gran comienzo de labores.
EN RESUMEN
Acaba Ud. de leer brevemente cómo – y porqué – se debe conformar una Junta Directiva. Una Junta Directiva que funcione adecuadamente puede ser de gran utilidad para la AEME. A nivel práctico, le proporcionará la estructura necesaria para gozar de una condición de AEME sin fines de lucro. A nivel operacional, le brindará apoyo a sus miembros, al personal, a los voluntarios o a los comités en circunstancias difíciles y colaborará con el funcionamiento de la AEME y la recaudación de fondos.
Una Junta Directiva puede establecer el buen criterio y el sentido común para resolver los problemas que surjan en la AEME: “Ahora no podemos darnos el lujo de hacer tal o cual cosa” es una frase que el presidente o la Asamblea general detestan escuchar, pero que han salvado a muchos programas del desastre.
Una buena Junta le otorga credibilidad y legitimidad a la AEME ante los ojos de los asociados y de otras organizaciones. Tal vez lo más importante es que la Junta es en sí, parte de la comunidad y, por ello, el nexo entre la AEME y la comunidad.
CONSTITUCIÓN DE COMITÉS
Lo primero que debe considerar la Junta es determinar por qué y para qué necesita un comité. ¿Cuál es el objetivo o problema que se desea abordar? Este paso es crucial, ya que definirá el propósito y las funciones del comité.
Un Comité es un grupo creado por la Junta Directiva para tomar una acción específica; los miembros del comité son solicitados por la Junta de todos los sectores de la AEME, o de todos los sectores externos que están preocupados sobre el tema en cuestión.
La Junta podrá decidir formar comités para llevar a cabo una función de asesoramiento, u otras tareas sobre temas específicos de la AEME o para necesidades surgidas de la propia iniciativa, nombrando a algunos miembros de la Junta como presidentes y/o miembros de comités especiales.
Además de la posibilidad de ser asignados por el presidente de la Junta para trabajar dentro de los comités representando a la AEME, normalmente los miembros de la Junta colaboran en la planificación, organización y asistencia a los eventos de los comités.
El trabajo de un comité consistirá en colaborar con la Junta para generar ideas para el programa, la discusión de ideas y la colaboración en la búsqueda de recursos de la AEME. No tiene control real sobre el programa, pero su opinión será considerada, aunque no el 100% de las veces.
Estos comités pueden desempeñar muchas de las tareas de la Junta Directiva, pero no establecen la política ni supervisan al Presidente, las decisiones, las operaciones o las finanzas. La Junta ejercerá el control sobre los comités que se creen.
Los comités son particularmente útiles cuando los temas en cuestión alcanzan proporciones de crisis, o cuando van en esa dirección; cuando una nueva información permite identificar un problema hasta el momento no reconocido en la AEME; cuando una entidad externa precipita una crisis a través de sus acciones; o cuando un grupo ve un tema en particular que quiere acometer.
En general, cualquier persona podrá ofrecerse como voluntaria de un comité de la AEME que le interese. Sin embargo, para evitar que algunos comités sean muy grandes y otros muy pequeños, se limitará el tamaño de los comités y se ofrecerán los puestos a los primeros en llegar. Otra forma es la de intentar que las personas trabajen en determinados comités, de acuerdo con sus aptitudes y personalidades, y luego pedirles personalmente que trabajen en el comité apropiado. Otras más son: establecer períodos límites de tiempo para ser miembros de los comités, para que sepan que no formarán parte del comité para siempre si no lo desean; reconocer a todos los comités como grupos de tiempo limitado, que se disolverán tan pronto como sus objetivos se cumplan; o designar a las personas por sorteo o nombrados por el presidente. Hay que evitar que en la AEME haya comités que a nadie le agrada. Es una lucha permanente.
El proceso para desarrollar un comité debe incluir:
Elegir un buen presidente para el Comité.
Debe tener, o poder establecer, credibilidad ante los sectores de los cuales se necesita la atención. (Esto podría significar que el líder sea neutral sin relación a ningún grupo específico; o podría ser un líder que simplemente sea alguien que sea conocido por su justicia e integridad, o que sea del agrado de todos).
Debe poder atacar el problema y mantener a los miembros del grupo encaminados y dirigidos en la misma dirección.
Listar a todos los miembros potenciales.
Incluyendo nombres de individuos y, si no puede identificar a un individuo, nombres de grupos o sectores de la comunidad que se necesite que estén involucrados. Preguntar a los delegados de la AEME, o a otros miembros de la AEME, y a todo aquel que ayude a identificar personas específicas a contactar siempre que le sea posible.
Reclutar miembros para el Comité.
Preguntar a todos los individuos de la lista, si podrían ayudar a conseguir una segunda o tercera persona. Además, las personas que no pudieran llegar a ser miembros, ellos mismos tendrán ideas sobre otros que sí podrían ser buenas adiciones a su fuerza de trabajo. No dude en pedir sus nombres.
El mejor método de reclutar gente siempre es personalmente. Lo ideal es que el primer contacto sea con alguien que ya conoce, pero una “llamada fría”, una visita personal o llamada telefónica puede hacerse a alguien que no se conoce. Siempre es mejor un correo electrónico o una carta.
Luego, debes seleccionar cuidadosamente a los miembros que formarán parte del comité. La Junta y el Presidente del Comité evaluará las habilidades, conocimientos y experiencia de cada individuo para asegurarte de que sean adecuados para el trabajo que se realizará.
Convocar al grupo y articular su propósito. El propósito del comité ya está dado, pero ¿Cómo puedes abordarlo y qué va a hacer al respecto? Algunos comités se organizan para estudiar un tema, mientras que otros toman acciones inmediatas y directas. La Junta debe decidir qué hacer.
Para lograrlo use para el siguiente proceso de acción:
Es fundamental crear una agenda que detalle los temas a tratar. Esto garantiza que las discusiones sean eficientes y se aborden todos los puntos necesarios.
Defina claramente el problema o el tema en cuestión.
Considere la solución ideal, ¿Cómo quisiera ver las cosas o que sean cuando su trabajo haya concluido?
Inicie con la solución y trabaje en retroceso. ¿Qué cosas deben suceder para llegar desde donde usted se encuentra ahora a la solución que ha visionado?
Haga esquemas de sus puntos de referencia, tal como los logros a lo largo del camino, entre el punto donde se encuentra ahora y el punto al cual desea llegar.
Maneje un conjunto de ideas o de alguna otra manera determine las formas para alcanzar cada punto de referencia desde el punto anterior, y para alcanzar su meta final.
Identifique si su plan significa que otros temas también deben ser atendidos (no necesariamente por este grupo), o si otras personas deben ser incluidas, y decidir cómo afrontar esas realidades.
Identifique los recursos que usted necesitará para llegar a cada punto de referencia, y decida de manera realista, cuánto puede obtener de esto. Ajuste sus metas actuales en concordancia.
Prepare un plan en base a lo que ha ideado. Debe incluir un cronograma que indique cuándo espera alcanzar un punto de referencia, y cuándo espera alcanzar su meta final.
Existen dos clases de comités básicos:
Los comités permanentes. Algunos ejemplos comunes:
El comité de finanzas supervisa la situación financiera de la AEME y está generalmente presidido por el Tesorero de la Junta.
El comité de recaudación de fondos coordina los eventos, envíos, apelaciones, etc., cuyo propósito es recaudar fondos para la AEME.
Otros posibles ejemplos de comités permanentes son el de relaciones públicas o de acción pública.
Comités Ad Hoc (del Latín, “diseñado para tal fin”) conformados para una tarea específica, y que se disuelven cuando la tarea se completa. Al concluir el evento, el comité presentará un informe final y tras él se disolverá.
El trabajo del comité comprende:
Implementar el plan de acción. Tome medidas para alcanzar sus puntos de referencia y su meta final.
Evalúe y ajuste su plan y sus acciones. Una vez que el comité ha comenzado a trabajar, es fundamental monitorear su progreso y evaluar su desempeño. Esto permitirá identificar áreas de mejora y asegurarse de que el comité esté cumpliendo con su propósito. Las evaluaciones le dan a usted la oportunidad de ver lo que está funcionando bien, qué es necesario cambiar, y cuáles suposiciones están equivocadas u obsoletas. Lo más importante, es que la evaluación hace posible detectar problemas o que el comité no está funcionando como se esperaba, por lo que es importante realizar ajustes. Esto puede incluir cambios en los roles y responsabilidades de los miembros o incluso la incorporación de nuevos integrantes.
Celebrar los éxitos en cada uno de los pasos. Celebre al alcanzar los puntos de referencia. Ofrezca premios a los miembros o voluntarios del comité y a todo aquel que lo merezca. Haga publicidad de sus éxitos con sus colegas, y haga uso de los medios para hacer saber de dichos éxitos a la AEME. La celebración mantiene a las personas en movimiento, y les recuerda el por qué están aportando todo ese tiempo. Esto crea muchas estaciones de tal manera que el camino al éxito no parezca tan largo. Esto hace que la gente se sienta bien sobre sí misma y sobre lo que está haciendo, y le recuerda a la comunidad que ustedes están ahí.
Institucionalizar el trabajo del comité antes de que se desbande. Los comités generalmente se desbandan una vez que han logrado sus propósitos, aunque hay temas que tienen la costumbre de nunca estar “resueltos”. Mientras el comité se mantenga trabajando y atendiendo los temas, se pueden mantener las cosas fluyendo suavemente. Pero una vez que se descuida el presidente de la Junta o el de, ahí están esos problemas de nuevo, esperando a que usted se vaya para resurgir.
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DESARROLLO DEL PROCESO PARA LA ELECCIÓN DE CANDIDATOS DE LA NUEVA JUNTA DIRECTIVA, DESDE 01 SEPTIEMBRE 2024 HASTA EL 08 OCTUBRE 2024
ACTIVIDAD INICIO DURACION FINALIZACION
1.-CONVOCATORIA DE ELECCIONES
PARA LA JUNTA DIRECTIVA 01/08/2024 01/08/2024
2.-PRESENTACION DE CANDIDATURAS 01/08/2024 38 09/09/2024
FECHA LIMITE 09/09/2024
3.-SELECCION Y LISTA DE CANDIDATOS.
y PUBLICACION DE LISTA DE CANDIDATOS 10/09/2024 6 16/09/2024
PUBLICACION FORMULARIO DE VOTACIÓN 17/09(2024 2 19/09/2024
4.-VOTACION ELECTRONICA Y MANUAL
POR ASOCIADOS DE LA AEME 20/09/2024 14 04/10/2024
5.-RECOPILACION DE RESULTADOS.
ACTA PROVISIONAL DE RESULTADO 05/10/2024 2 07/10/2024
6.-APROBACION POR ASAMBLEA GENERAL 08/10/2024 08/10/2024
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1.- CONVOCATORIA DE ELECCIONES PARA LA JUNTA DIRECTIVA
Con un mínimo de 40 días naturales anteriores al término de su mandato (el 01/08/2024), el presidente de la Junta Directiva saliente convoca a la todos los asociados de la AEME, mediante correo electrónico si se posee y mediante carta Certificada con Acuse de Recibo a los no lo posean, a la Asamblea General Extraordinaria para la renovación de los cargos de la Junta Directiva, mediante la Presentación de Candidaturas, votación de los candidatos y aprobación por Acta en la Asamblea.
2.- PRESENTACION DE CANDIDATURAS. FECHA LÍMITE
Para ser candidato a miembro de la Junta Directiva serán requisitos: ser Asociado con una antigüedad de, al menos, un año de pertenencia a la AEME, ser mayor de edad, estar en pleno uso tanto de los derechos civiles, como de los sociales, así como del pago de cuotas de esta Asociación y no estar incurso en los motivos de incompatibilidad establecidos en la legislación vigente.
En la página web https://militaresescritores.es, se encuentra el apartado ASAMBLEA Y ELECCIONES, conteniendo el formulario electrónico denominado: PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE CANDIDATURAS PARA LA ELECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AEME a rellenar por el candidato, con expresión de los distintos puestos a los que opta. El envío de este formulario electrónico se realizará entre las fechas 01/08/2024 y 09/09/2024 (38 días naturales). Teniendo en cuenta que la utilización del formulario electrónico contiene un Acuse de Recibo automático, se encarece que el correo electrónico que se indique se compruebe que coincide con el que figura en la Base de Datos de Asociados.
Para los asociados de AEME que prefieran usar el Servicio de Correos (por Correo Certificado con Acuse de Recibo), podrán utilizar una copia en papel impreso de PRESENTACION DE CANDIDATOS POR CORREO CERTIFICADO PARA LA ELECCION DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AEME. (ANEXO I)
La última fecha para recibir la PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS será el 09/09/2024. No se admitirán recepciones posteriores.
3.-SELECCIÓN Y LISTA DE CANDIDATOS. PUBLICACIÓN LISTA DE CANDIDATOS
Tras la finalización de la PRESENTACION DE CANDIDATURAS, entre las fechas del 10 al 16/09/2024 (6 días), la Comisión de Nominaciones realizará el análisis de las candidaturas presentadas y, caso de encontrarlas conforme a derecho y a los Estatutos de la AEME, procederá a la publicación de la LISTA DE CANDIDATOS (Anexo II), en formato EXCEL.
Para ello, en cada puesto (Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal), se incluirán la lista de los nombres de los asociados solicitantes a ese puesto. Esta LISTA DE CANDIDATOS, se expondrá con fecha límite el 16/09/2024 en la página web https://militaresescritores.es, sección ASAMBLEA Y ELECCIONES, y así cada candidato podrá reclamar si se han tenido en cuenta sus solicitudes.
En caso de considerar la Junta a un candidato contrario a derecho o a los Estatutos de la AEME, comunicará mediante escrito motivado al interesado la nulidad de la presentación, con reserva del derecho prevenido en el Reglamento del artículo 28. Impugnación de los Acuerdos de estos Estatutos.
Esta LISTA DE CANDIDATOS, se expondrá con fecha límite el 16/09/2024 en la página web https://militaresescritores.es, sección ELECCIONES, y a partir de su aparición se podrá acceder en esta página Web al link FORMULARIO DE VOTACION
4.-VOTACIÓN ELECTRÓNICA Y MANUAL, POR LOS ASOCIADOS DE LA AEME
El proceso de VOTACIÓN durará entre las fechas 20/09/2024 y 04/10/20244 (15 días naturales). Se señala que la última fecha para recibir relleno el FORMULARIO DE VOTACIÓN será el 04/09/2024. No se admitirán recepciones posteriores.
TODOS (incluidos los candidatos) los asociados de la AEME podrán votar y elegirán a un solo candidato de entre los que se presentan, para cada puesto.
Para los que elijan para votar, el formulario electrónico de VOTACIÓN ELECTRÓNICA DE LOS ASOCIADOS DE LA AEME PARA LAS ELECCIONES A LOS CANDIDATOS A LA JUNTA DIRECTIVA se informa que, este formulario electrónico contiene un Acuse de Recibo automático, por lo que se encarece que el correo electrónico que anota el votante coincida sea el que figura en la Base de Datos de Asociados.
Para los asociados de AEME que prefieran usar el Servicio de Correos (por Correo Certificado con Acuse de Recibo), podrán utilizar una copia en papel impreso de VOTACIÓN POR CORREO CERTIFICADO DE LOS ASOCIADOS DE LA AEME PARA LAS ELECCIONES A LOS CANDIDATOS A LA JUNTA DIRECTIVA, contenido en el ANEXO III de este documento. Deberán poner una marca en la copia de papel y se reitera que solo marquen un solo candidato en cada puesto, sus preferencias de la LISTA DE CANDIDATOS.
5.-RECOPILACIÓN DE RESULTADOS. ACTA RESULTADOS
Tras el cierre de la VOTACIÓN el 04/10/2024, del día 05/10/2024 al 07/10/2024 se elaborará la RECOPILACIÓN DE RESULTADOS, donde figurarán ordenados para cada puesto (Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal) los nombres de las candidatos y el número de votos conseguidos. Este listado no se publicará en la página https://militaresescritores.es, sección ASAMBLEA Y ELECCIONES, pero si se expondrá el ACTA PROVISIONAL DE RESULTADOS correspondiente.
6.-PRESENTACIÓN DEL ACTA PROVISIONAL DE RESULTADOS A LA ASAMBLEA GENERAL PARA SU APROBACIÓN
El día 08/10/2024, fecha de la Asamblea, los miembros que figuran en el ACTA PROVISIONAL elegidos para componer la Junta Directiva serán presentados para su ratificación por la Asamblea General.
Tras este acto se levantará ACTA DEFINITIVA que se remitirá al Registro de Asociaciones el ACTA DE RENOVACIÓN DE JUNTA DIRECTIVA (ANEXO III).
NOTA:
Caso de que no se presenten candidaturas a las elecciones de miembros de la Junta Directiva o se declare la nulidad de todas las presentadas, se elegirá en la Asamblea y mediante elección directa, un mínimo de ocho y un máximo de diez socios, de los cuales, los seis más votados serán los que compongan la Junta Directiva, y los dos restantes serán suplentes.
_______________________________________________________________
ANEXO I
PRESENTACION DE CANDIDATOS POR CORREO CERTIFICADO PARA LA ELECCION DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AEME
NUMERO ASOCIADO________
| SOLICITANTE |
| Apellidos*: Nombre*: |
| Empleo* Situación* Ejército* |
| Teléfono* Correo electrónico* |
Los datos señalados con asterisco (*), son obligatorios, si se poseen. Intente rellenar la dirección de correo electrónico. Se facilitarán las comunicaciones.
SOLICITA LOS SIGUIENTES PUESTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA:
(Ponga una cruz a la derecha del puesto solicitado, Puede elegir varios puestos)
| PUESTO | Marcar con X | |
| 1.-PRESIDENTE | ||
| 2.- SECRETARIO | ||
| 3.- TESORERO | ||
| 4.-VOCAL | ||
| 5.- OTRO
. |
——————————————————————————————————–
ANEXO II
LISTA DE CANDIDATOS
| PUESTO | NOMBRE | VOTO SI |
| PRESIDENTE | ||
| SECRETARIO | ||
| TESORERO | ||
| VOCALES | ||
¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨
ANEXO III
VOTACIÓN POR CORREO CERTIFICADO DE LOS ASOCIADOS DE LA AEME PARA LAS ELECCIONES A LOS CANDIDATOS A LA JUNTA DIRECTIVA
TODOS (incluidos los candidatos) los asociados de la AEME podrán votar y elegirán a un solo candidato, entre los que se presentan para cada PUESTO ,.
Votante
APELLIDOS*:
NOMBRE*:
EMPLEO*:
(*) indica rellenar obligatoriamente
En cada apartado de los distintos Puestos se incluyen la relación nominal de los candidatos que han manifestado su predilección para ese puesto. El VOTANTE marcará un aspa (X) en VOTO SI un solo candidato para cada puesto .
LISTA DE CANDIDATOS
| PUESTO | NOMBRE | VOTO SI |
|
PRESIDENTE |
||
| SECRETARIO | ||
| TESORERO | ||
| VOCAL
|
|
|
¨_______________________________________________________________
ANEXO IV
ACTA DE RENOVACION DE JUNTA DIRECTIVA DE LA AEME, PARA ENVIAR AL REGISTRO DE ASOCIACIONES UNA VEZ APROBADA LA COMPOSICIÓN DE UNA NUEVA JUNTA DIRECTIVA POR LA ASAMBLEA GENERAL
D./Dña. ________________________________________ como Secretario/a de la Asociación ____________________________ registrada con el número _________ del Registro ________
CERTIFICO:
Que en la Asamblea General ______________de fecha_________ se procedió a la elección de la nueva Junta Directiva, que ha quedado compuesta por los miembros siguientes:
________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________
Lo que certifico, para que conste ante el Registro de Asociaciones en _________ a ___ de ________ de ____
| EL PRESIDENTE
|
EL SECRETARIO
|
||
| Cesante | Entrante | Cesante | Entrante |
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